2024 Apr 15

日報システムで目標管理するならクラウドを活用すべき理由を解説

多くの経営者やチームリーダーが心配していますが、はじめて日報システムを取り入れると失敗してしまいがちです。

あなたも売上目標を達成するために日報システムを導入しようか迷っているけど、本当に効果があるのか心配になったことはないでしょうか？

失敗する理由は、数字を正確に追いかけようとするあまり、事細かく詳細を記録できるツールを導入してしまうからです。

そのため、業務の効率化を図るために日報システムを導入するならシンプルなシステムを導入した方が効果的です。

INDEX

クラウド日報システムとは

クラウド日報システムとは、インターネット経由でアクセスできる目標（KPI）の記録・管理ツールのことです。

クラウドコンピューティングは、インターネットを介してサーバー、ストレージ、データベース、ネットワーキング、ソフトウェアなどの、従来のExcelファイルなどのローカルデータではなく、クラウド上にデータを保存し、いつでもどこからでもアクセス可能になります。

日報システムでも、このクラウド技術を利用して、企業や組織内の日々の業務報告を効率的に管理することが可能です。

まずは、クラウド型の日報システムを導入することのメリットをお伝えします。

営業データをクラウド上に一元管理できるため、重複入力の手間が省け、ミスも防げます。
そのため、全社で情報を共有しやすくなり、生産性の向上が見込めます。

クラウド日報システムなら、上長、管理者がいつでも最新の業務の進捗状況を確認できます。
情報の行き違いを防ぎ、スピーディな対応が可能になります。

これにより、データに基づいた正確な意思決定が可能となり、戦略的・効率的な目標管理をすることができるようになります。

クラウドシステムはサブスクリプション型の課金体系が一般的で、初期コストが抑えられます。
ハードウェアの購入や保守、運用の手間も不要になります。

また、システムのメンテナンスやアップデートもサービスプロバイダーが行うため、内部リソースを他の重要な業務に集中させることが可能です。

クラウドならスマートフォンやタブレットからでも簡単にアクセスできます。
外出先やリモートワークからでも効率的に業務できるため、営業生産性が大幅に向上します。

日報システムを導入するときに陥りがちなミスで「目標を詳細に決めすぎてしまう」ということがあります。

例えば、5名程度の営業チームを例に考えてみましょう。

毎月の売上目標を500万円と設定したとします。
1名あたり100万円の売上を出さなくてはいけません。会社の状況や事業内容によって金額規模は変わってきますが、ここでは過去の獲得案件をベースに1人あたり50万円と30万円の規模を1件ずつ、10万円の規模を2件獲得する必要があるということにします。

このような状況になったとき、営業のチームリーダーがExcelやチャットツールなどのコミュニケーションツールで記録を更新していくケースが多いのではないでしょうか。

管理する人が１人なので計算ミスなどがなく営業メンバーの進捗に合わせて励ましたりすることもしやすいです。利点がある一方で、チームを管理するメンバーの負担が大きく取られます。

「50万円の案件を獲得するためには1日あたり少なくとも3件、お得意先へヒアリングに行かなくてはいけないけど、今日はどうだった？」などの確認作業をするだけでも、意外と時間がとられます。

メンバーは担当者を含めずに4人ですが、1人あたり5分の進捗確認をする時間が取られるとして、20分かかります。全体の進捗を集計する作業も考えると1日30分も工数がかかることになります。

手間がかかったとしても確実に営業の目標が達成できるのであればリーダーが1人ずつ話しかけていく方法を取るべきですが、毎日自主的に日報を書いてもらう仕組みを作った方がメンバーの意識は高くなります。

そこで便利な方法がクラウドで利用できるツールを導入することです。

マネジメントツールのMIERUをチーム単位でも導入することをオススメしている理由はチームメンバーが自ら積極的に目標に向かって行動が起こしやすくなるからです。

パソコンからはもちろん、スマホからでもアクセスして操作するとブラウザの更新を行わなくてもリアルタイムで進捗状況が確認できます。

クラウド上で毎日の活動を記録することで、責任者がメンバーを管理するための工数を削減できるだけでなく、社内と社外のメンバーが進捗をリアルタイムで確認できるためモチベーションの維持にも役立ちます。

日報システムを導入するならシンプルかつクラウド上で利用できるサービスを選ぶことをオススメします。