業務の見える化ってなに？見える化の方法やメリット・おすすめツールを紹介

「部下一人一人や部署全体の営業成績の進捗管理が大変。」「管理業務も煩雑で、自分の仕事をする時間がない。」と悩んでらっしゃる経営者の方、リーダー層の方も多いのではないでしょうか？

それらの問題を解決するのが、業務の「見える化」です。

理由は、業務の「見える化」により、各業務の内容・社員一人一人の作業の進捗状況、個人・組織の目標に対する現状値の把握をしやすくなるからです。

業務の見える化には、他にどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

おすすめの見える化ツールも併せて、紹介します。

ぜひ最後まで、ご一読ください。

業務の見える化とは

業務の見える化では、以下のような項目を視覚的にわかりやすく社員間で共有します。

●社員の作業の進捗状況

●社員の目標に対する営業成績の進捗

●部署・会社としての目標に対する営業成績

●業務フロー

●業務マニュアル

●業務スキル・ナレッジ

●タイムスケジュール

上記を、見える化することで、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

見える化のメリット

見える化のメリットは、以下です。

①会社全体の推進項目の進捗を数値でわかる

②部下の取り組み実績を数値でわかる

③部下の仕事の悩みを聞きやすくなる

④作業時間の捻出・生産性の向上

それぞれ詳しく見ていきましょう。

会社全体の推進項目の進捗を数値でわかる

見える化により、推進項目・営業項目の目標に対して、●％などの数字で現状を把握できます。

そして数字でわかるこそ、「目標までの差」をすぐ理解できます。

進捗管理の手間を省き、迅速に次の策を考えることができるでしょう。

部下の取り組み実績を数値でわかる

部下の取り組み実績を数字で把握できる点も、社員一人一人・部署全体の進捗管理の手間を削減してくれるでしょう。

また部下も目標に対しての現在地がわかりやすいため、「あと●件、頑張ろう！」とモチベーションアップにもつながりそうです。

部下の仕事の悩みを聞きやすくなる

見える化に取り組むことで、社員とのコミュニケーションもしやすくなるでしょう。

理由は、社員の業績状況を簡単に把握できることで、「今月も業績好調だね。いつもありがとう。」

「何か最近仕事で困っていること、悩みなどない？」と声をかける気づきを得れるからです。

月毎や前年比で社員の業績を管理できれば、社員の調子が悪いのか・良いのか、がパッと見でわかりますよね。

業績の変化を元に、社員一人一人に気を配ると、自ずと社員との信頼関係も構築されやすくなるでしょう。

作業時間の捻出・生産性の向上

見える化によって、

・部下の実績、業務の進捗管理

・部署、会社全体の推進項目の進捗管理

が格段にしやすくなります。

つまり管理業務のお手間・ムダを削減してくれます。

その浮いた時間を、他の業務に充てることができそうです。

見える化のデメリット

見える化のデメリットは、以下です。

①入力する手間が発生

②入力することが目的になる

③社員のモチベーションが下がる可能性も

④社員の自由な発想が失われるリスク

それぞれ詳しく見ていきましょう。

入力する手間が発生

見える化を行うにあたり、システムや管理シートなどを導入することがほとんどです。

社員の方にとって、そのシステムに都度入力することが、手間になる可能性もあります。

当然入力しなければ、進捗管理はできません。

働き方改革等で、業務時間内における社員のタスクのキャパシティーもアップアップしている可能性もありますよね。

だからこそ、入力漏れを防ぐために「●時になったら、必ず入力する。退勤前に必ず入力する。」などのルールを設ける方法もありかもしれません。

業務の本質を見失ってしまうリスク

業務の本質を見失ってしまうリスクがある点も、注意が必要です。

管理システムへの入力をルール化且つ、

その数値を評価基準にしたとき、

「評価してほしいが故に、入力することが業務の目的になる」可能性があります。

また業務フロー・業務のマニュアルの作成に注力するあまり、コア業務に割く時間がなくなってしまう可能性も…。

業務の見える化は、あくまでも社員の業務の進捗管理をしやすくしたり、業務の効率化を図ることが狙いです。

仕事の目的を見失わず、お客様の役に立つために、うまく活用していきましょう。

社員のモチベーションが下がる可能性

見える化で管理する各推進項目の数字だけで社員を評価すると、社員のモチベーションが下がってしまう可能性もあります。

確かに結果となる数字は、とても大切です。

ただ結果が出ていない社員も、数字を出すために一生懸命がんばっていることがほとんど。

結果の数字が悪い社員には、「困っていることはないか」「根本のやり方が間違っているのではないか」確認してみましょう。

そうすれば社員の仕事に対するモチベーションが下がることを防ぎ、前向きに取り組んでくれるでしょう。

社員の自由な発想が失われるリスク

見える化の推進項目の入力に注力しすぎて、社員の自由な発想が失われてしまうリスクもあります。

会社の成長には、経済環境やお客様に応じた柔軟な対応が必要不可決です。

「お客様のために最善の策はなんなのか」を念頭に、施策を考える雰囲気を常に保ち続けましょう。

見える化が組織に与える影響

見える化を上手に活用できれば、業務の効率化が進み、早帰りを実現できるでしょう。

見える化を上手に活用できれば、コア業務に時間を割くことができるため、これまで以上にお客様のお役に立つことができるでしょう。

見える化を上手に活用できれば、社員一人一人の仕事へのモチベーションが高まり、仕事が楽しくなり、結果会社の雰囲気がより活性化するでしょう。

見える化の上手な活用は、社員、会社、お客様の成長につながっているのです。

業務の見える化の方法

業務の見える化の具体的な方法は、以下です。

①エクセルを使う

②専用のシステムを導入する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務の見える化をエクセルでする

エクセルであれば、導入コストを安く済ませることができます。

また関数やマクロを活用すれば、入力の手間を簡素化できるでしょう。

一方エクセルの編集に時間を要する点は、注意が必要です。

他社とファイルの共有がスムーズに行かない可能性がある点もデメリットですね。

そしてエクセルの場合、スマホでは操作・編集がしづらい点もデメリットです。

業務の見える化をシステムサービスでする

業務の見える化をシステムなどのサービスで行えば、

●スマホでも編集可能

●他社との共有もスムーズで問題なし

●エクセルのような編集の時間が不要

などのメリットがあります。

ただ導入コストが、エクセルを利用するよりも高くなる可能性が高いです。

また人によっては、システムの操作性にも不安があるかもしれません。

おすすめの見える化のツール

最後におすすめの見える化ツールを紹介します。

その名も「mieru」。 上記の添付写真が、mieruの入力画面になります。

サービス名の読み方が「ミエル」ですので、とても覚えやすいですね。

mieruの特徴は、以下です。

①KPIと数値が一目でわかる簡単な操作性

②クラウドサービスだから、自宅・外出先、どこからでもアクセス可能

③進捗をグラフで見れる

④1ユーザー：400円より利用可能

mieruは、KPIと入力数値が一目でわかります。

そして「中央の＋を押せば」簡単に入力が可能。

操作性も簡単です。

クラウドサービスのため、自宅からでも入力が可能です。

また「mieru」なら、月毎・前年同月比の実績数の変化をグラフでも把握できます。

さらに利用料は、1ユーザー：400円と、かなりご利用しやすい価格帯です。

業務の見える化、業務の効率化を図りたい経営者・リーダー層の皆様、

ぜひ一度「mieru」をご検討ください。

まとめ

業務の見える化は、業務の効率化やコア業務への作業時間の確保、社員とのコミュニケーションのきっかけ、社員の仕事に対するモチベーションの向上など、メリットが多くあります。

エクセルで見える化を行う場合、関数・マクロの編集に時間を要したり、共有・編集のしにくさといったデメリットも。

もし見える化に興味があられましたら、「mieru」をオススメします。

「mieru」の特徴は、まずはその操作性のしやすさです。

そして、クラウドサービスのため自宅からでも入力が可能。

さらに1ユーザー：400円からの利用と、ご利用しやすい価格帯です。

「業務の効率化を図りたい」「業績を向上させたい」「社員とコミュニケーションを図りたい」経営者・リーダー層の皆様！

ぜひ一度、「mieru」をご検討ください。