見える化ツールを選ぶときのポイント5選！

見える化は業務の改善を行ったり、小さな異変に気が付いたりするための重要な仕組みです。

ただ、成果や業務の見える化を行おうとすると莫大な時間がとられてしまうのではないでしょうか。

KGIやKPIなど管理するべき指標が多い場合はツールを導入するのも一つの方法です。

そこで今回の記事では、見える化ツールを導入するときに必ず確認してほしい5つのポイントについて説明していきます。

見える化とは

見える化ツールを導入するときに必ず確認して欲しい5つのポイントを解説する前に、見える化とは何かをおさらいしましょう。

見える化とは、本来見えないはずのものが、いつでもすぐに見える状態にすることです。

似た言葉に可視化がありますが、見える化との違いは“見える状態にできるが、見たいときしか見れない状態である”というところです。

見える化と可視化の違いについてはこちらのコラムをご覧ください！

見える化ツールを導入するメリット

見える化のためにツールを導入するのはなぜでしょうか？

専用のツールを使わなくても見える化は可能です。
紙に書き出したり、エクセルに入力したり。様々な方法があるでしょう。

しかし、それらの方法にはない以下のようなメリットが、ツールにはあるのです。

• 情報をリアルタイムに確認・更新できる
• 情報の登録・修正が簡単で管理がラクになる
• 誰がいつアクセスしたかがわかり、不正の抑止とセキュリティ管理が容易になる
• 分析がしやすくなる

ツール導入で効率化が進み、誰でも簡単に漏れなく入力できるようになるというのは、かなり大きなメリットといえるでしょう。

「メリットが多いし、見える化ツールを導入してみようか」
と思ったは良いものの、選び方がわからない……という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

つづいて、見える化ツール導入を検討するときに必ず確認して欲しい5つのポイントについて説明します。

見える化ツールを導入するときに必ず確認して欲しい5つのポイント

見える化ツール導入を検討するときに必ず確認して欲しい下記5つのポイントについて解説していきます。

• 操作がシンプルで簡単か
• 見やすさ
• 利用できる端末の種類
• リマインド機能があるか
• 分析がしやすいか

操作がシンプルで簡単か

見える化ツールで1番重要なのは、操作がシンプルで簡単なことです。

見える化ツールに慣れるまでに時間がかかったり、運用開始に時間がかかったりしては本末転倒です。

見える化は、現場の情報を誰もが把握できること、そして誰でも簡単に報告できることがとても重要です。

シンプルで簡単なツールであれば現場で浸透しやすく、情報の正確性と継続性につながるからです。

導入を検討するときには、実際に操作をして操作性を確認しましょう。

見やすさ

見やすさも、導入を判断するときに確認してほしいところです。

見える化しているのに、ツールの画面を見てもわからない、あちこち見なければならない、という状態は意味がありません。

ひと目で進捗を確認できるような見やすさであれば、毎日続けることで習慣になり、浸透していきます。

見やすさも重要なポイントとして確認しましょう。

利用できる端末の種類

いつでもどこでも進捗を登録・確認できるか、というのも重要なポイントです。

出先でログインできず、あとから登録しようとすると忘れてしまいがち……。

正確な数字・進捗が常に見える化されていることで、正しい経営判断が可能になります。

いつでも、どこでも、すぐに、進捗を登録・確認できるよう、スマートフォンやタブレットでもログインできるツールがおすすめです。

毎日すぐに登録をすることを続けていたら、逆に登録しないと気持ち悪い！という状況になることも。そうなったら、出先で入力できないなんて耐えられなくなるかもしれませんね。

リマインド機能があるか 

見える化のツールを導入したとしても、すぐには習慣として定着しないかもしれません。

そこで、情報を見ていないメンバーにログインを促すリマインド機能があることが望ましいでしょう。

継続することで全員に浸透し、より正確な情報が共有されていきます。
誰でも登録漏れの可能性はあるので、システムでその可能性を減らしていきましょう。

分析がしやすいか

数値がどのように変化していくのかを目で確認できるだけではなく、数値を分析に活かすことができるかも重要なポイントです。

ツールからCSV形式でダウンロードできるか、また自動でグラフ表示ができるかを確認しましょう。

そして、分析した数値はチームで共有すると良いですね。
一人ひとりが登録したデータがきちんと活用されていること、そしてチーム全員の頑張りが数値になって見えることを共有しあうことがで、さらにツールが浸透していくでしょう。

まとめ：見える化ツールは「現場まで浸透させることが重要」

いかがでしたか？

今回は見える化ツール導入の際に確認したい5つのポイントをご紹介しました。

見える化に限らず、システムを導入するときに重要なのは、新しいシステムを現場まで浸透させられるかどうかです。

そのためには「いつでも、だれでも、どこにいても」使える必要があります。mieruはスマートフォンでも使える、KPI管理に特化したツールです。無料お試しも可能ですのでぜひご活用ください。