KPI(重要業績評価指標)とは?KGI・CSF(KSF)との違いや意味・設定方法を解説

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現在、さまざまなビジネス用語が日を追うごとに増えています。

社員教育や自己研鑽の上で、日々勉強を重ねる必要を感じている方も多くいらっしゃるかと思われます。

今回は、「KPI」についての意味や設定方法、さらに「KGI」「CSF(KSF)」との違いについて解説します。
「もう知ってるよ」「うちの会社は問題ない」という方も、ぜひ最後まで読んで改めて見つめ直していただければ幸いです。

理解度を深めることで、社員教育がより深くなり、適切な目標設定をすることで業務の遂行がスムーズに進むでしょう。

関連記事:KGI・CSF・KPIそれぞれの具体例とは?設定時の注意点なども紹介

KPI (重要業績評価指標)とは

KPIの説明をする画像。モデル:大川竜弥、Lala*

KPIとは、“Key Performance Indicator”の略で、日本語では「重要業績評価指標(主要業績評価指標)」と訳されます。

これは「組織全体で定めた目標」を達成するために、どのような小目標を達成しなければならないか、その達成度合いを定量的に計測・評価するための中間目標であり、個々の部署や個人に課せられる目標にもなります。

“Key Performance Indicator”を直訳すると以下の通りになります。

  • Key=重要な
  • Performance=業績、成績
  • Indicator=指針、指標

まさに「重要業績評価指標」の言葉通りの意味と言えます。

関連記事:KGI・KPIの見える化、営業職・経営者共に約半数が「できていない」

KPIの効果的な設定方法

もちろんビジネスによっては違いはありますが、一般的には以下のことに意識して設定を行なう必要があるとされています。

  • 組織全体の目標を達成するために必要な指標であること
  • 定量的な指標であること
  • 達成可能な指標であること
  • タイムリーに測定できること
  • 関係者全員が理解できること

関連記事:KPIとは?意味と設定方法、具体例を紹介

関連記事:SMARTの法則とは?目標設定のポイントをわかりやすく解説!

組織全体の目標を達成するために必要な指標であること

KPIの定義である、「組織全体で定めた目標を達成するための中間目標」のことなのですが、ここを見失うと、そもそものKPIの指標がズレてしまいます。

たとえば、組織の目標が「売上を10%増やす」とした場合、KPIとして「新規顧客獲得数」「売上単価向上率」などの指標が挙げられます。
これらのKPIは、組織の目標と関連性があり、測定可能であり、目標達成に必要であるという条件を満たしています。

組織目標と関連しているか確実なものとするためにKPIツリーを作成するなど、丁寧に熟考して設定するのがおすすめです。

関連記事:KPIツリーとは?メリットと作り方を解説

定量的な指標であること

定量的とは、「数値で表す事ができる」という意味とほぼ一致しています。
目標としては、数値化できる数値目標と数値化できない状態目標がありますが、数値目標のことをKPIといいます。

例えば、「どれくらい努力したのか」などの数値化は困難なため、KPIとしては設定しにくいものとなります。

定量的な指標とすることには、以下のようなメリットがあります。

  • 進捗状況を客観的に把握できる
  • 目標達成に向けた適切な施策を検討しやすい
  • 組織のパフォーマンスを向上させやすい

たとえば、営業のKPIとして「アポイント件数」を設定した場合、営業担当者は日々アポイント件数を数えて、進捗状況を主観的ではなく客観的に把握することができます。

そこから、「どのようにアポイント件数を増やすか」を考えることができ、アポイント件数を増やすための施策を検討することもできます。
その結果、個人のパフォーマンスが上がり、長期的には組織のパフォーマンスを向上させやすくなります。

達成可能な指標であること

目標を高く持つことはいいことなのかもしれませんが、KPIとしては不適切です。

理由は、達成不可能な目標を掲げると、主に以下の2点のデメリットがあるためです。

  • 組織全体の目標が達成不可能になる
  • 社員のモチベーションが下がる

KPIの定義に立ち戻ると、「組織全体の目標を達成するための中間目標」のことなので、KPIが達成不可能だと、「組織全体で定めた目標」も達成が不可能となります。

また、あまりにも現実味がない目標を課せられても、社員は途方にくれるばかりで達成のために何も行わない可能性さえあります。

達成可能な指標を設定するためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

  • 組織の現状や能力を把握する
  • 目標達成までに必要な時間やリソースを検討する
  • 組織の目標と個人の目標を連動させる

組織の現状や能力を把握しなければ、達成可能かどうかを判断することができません。
その上で、目標達成までに必要な時間やリソースを検討することで、現実的な目標を設定することができます。

さらに、組織の目標と個人の目標を連動させることで、組織全体の目標達成に貢献できるという、KPI本来の役割を持たせることができます。

達成不可能そうな目標をあえて掲げる“OKR”という手法もありますが、KPIベースで考えるのであれば、目標達成可能である必要があります。

関連記事:OKRとKPIの違いやMBOも解説|知識や意味を理解して目標達成を

タイムリーに測定できること

KPIは、毎日、もしくは毎時間や毎分かもしれませんが測定し続ける事が必要です。
KPIを達成し続けることにより、「組織全体で定めた目標」に近づく事ができます。

KPIをタイムリーに測定するために、以下のポイントを押さえることが重要です。

  • KPIの測定方法を明確化する
  • 測定に必要なデータや情報を収集する
  • 測定結果を定期的に共有する

KPIの測定方法を明確化することとは、単位を統一することです。
アポイントであれば件数なのか、アポイント先の企業規模なのかなどで意識がバラバラだと測定が難しくなります。

測定に必要なデータや情報を収集することで初めて、正確にKPIを測定することができます。
さらに、測定結果を定期的に共有することで、組織全体でKPIを意識することもできます。

このように、習慣のように数値意識を持たせること、達成し続けることにより社員のモチベーションをあげることが重要となるので、タイムリーに測定できるような指標であることが必要です。

目標管理ツール”mieru“では、目標設定を行った後はボタンひとつでカウント、測定が可能です。

関連記事:mieruとは?企業運営が見える化?目標達成も支えてくれる?話題のmieruについて徹底解説

関係者全員が理解できること

タイムリーに測定していることや、達成しているかどうかを毎日分析していても、一部の方だけが把握している状態はよくありません。

関係者全体が理解でき、KPIの達成ために「何をどのくらい行なえば良いのか」を考えられるぐらいまで、徹底して周知し、理解させることが重要です。

具体的には、以下の方法で関係者全員の理解を深めることができます。

  • KPIの設定会議に関係者を招待する
  • KPIの資料を作成して関係者に配布する
  • KPIの説明会を開催する

KPIの設定会議に関係者を招待することで、KPIの設定プロセスを関係者に理解してもらえます。

全員参加は現実的ではないかもしれませんが、KPIの資料を作成して関係者に配布することや、KPIの説明会を開催することで、KPIを関係者に理解してもらえます。

関係者が理解する機会を設けずに、KPIが大きな負担となってしまうケースが実際に散見されます。

関連記事:KPI・目標設定がストレスで会社を辞めたい社員はいませんか?

KPIの具体例

KPIの具体例を指差す女子。モデル:河村友歌

例えば、小売店での「組織全体で定めた目標」を「売り上げ月100万」とした場合、KPIは「1. 来店者数、2. 購入者数、3. 客単価」などが考えられます。

全て数値化できるものである必要があるため、「接客態度をよくする」などといったことはKPIの達成のための手法であり、KPIそのものとしては不適切です。

また、客単価などは業種によっては簡単に変えられないこともあるかと思われます。
そのような場合、客単価の目標を設定しても達成不可能となりうるので不適切です。

あくまで上記の5つの要件を満たす必要があるのです。

このように、KPIは中間目標としてだけではなく「組織全体で定めた目標」の達成のために必要不可欠な項目を評価するための指標としても用いられます。

そのためKPIは、事業活動において改善が必要な課題をすぐに発見することで、PDCAを上手くまわすために不可欠な項目です。

他にも様々な部署ごとのKPIの具体例としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 営業
    • 新規顧客獲得数
    • 成約率
    • 平均受注単価
    • 売上高
  • マーケティング
    • リード獲得数
    • コンバージョン率
    • LTV(顧客生涯価値)
    • 顧客満足度(数値化する必要あり)
  • 人事
    • 採用数
    • 離職率
    • 社員満足度(数値化する必要あり)
  • 生産
    • 生産量
    • 品質(数値化する必要あり)
    • 納期
  • 財務
    • 売上高
    • 利益率

これらのKPIは、あくまでも一例です。
自社の目標や状況に合わせて、適切なKPIを設定することが大切です。

具体的なKPIの設定例としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 組織の目標:売上高を10%増やす
  • KPI:新規顧客獲得数を10%増やす
  • 測定方法:新規顧客獲得数を月次で集計する
  • 目標値:月間1,000件

この場合、KPIは新規顧客獲得数に設定し、測定方法は月次で集計、目標値は月間1,000件と設定しています。

このKPIを設定することで、組織全体が目標達成に向けて取り組むことができます。

関連記事:KPIをツールで分析するメリットと外せないポイントについて

KGI(重要目標達成指標)とは

KGIの説明をする画像。モデル:大川竜弥、Lala*

KGIとは、“Key Goal Indicator”の略で、日本語では「重要目標達成指標」と訳されます。
これは、組織が達成すべき目標を定量的に表した指標です。

直訳すると以下の通りになります。

  • Key=重要な
  • Goal=目標、目的、目的地
  • Indicator=指針、指標

KPIの「重要業績評価指標」と比べると言葉通りの意味からやや意訳しなければなりませんが、KGI、「重要目標達成指標」は、KPIの所で何度か言った「組織全体の目標」のことです。

関連記事:KGIとは?KPIやCSFとの違いをわかりやすく解説

KGIの効果的な設定方法

こちらももちろんビジネスによっては一概には言えないかもしれませんが、一般的には以下のことに意識して設定を行なう必要があるとされています。

  • 組織の経営戦略と一致していること
  • 実現可能であること
  • 定量的であること
  • 定期的にKGIを分析できること

関連記事:KGIの数値化ができない?設定の注意点やコツをおさらい

組織の経営戦略と一致していること

組織そのものの経営戦略と一致していないと、設定する意味がなくなってしまうばかりか、社員からすれば、達成しなければならない目標が2軸になってしまい、混乱してしまいます。

通常はKGIを経営戦略に合わせたものにしますが、経営戦略はどのようなものなのか、また、本当に適切なのかどうか、KGIを設定する前に見直す必要も時にはあるかもしれません。

具体的には、以下のポイントを押さえることが重要です。

  • 組織の経営戦略を理解する
  • 組織の目標を達成するために必要な成果を特定する
  • 経営戦略と目標を達成するために必要な成果を一致させる

実現可能であること

KPIと通ずる所がありますが、達成可能な目標を設定する必要があります。

KGIを元にKPIが設定されるので、達成不可能な目標を掲げると「社員全員が達成不可能なKPIを課せられる」というような状況が起こり得ます。

具体的には、以下のポイントを押さえることが重要です。

  • 組織の現状や能力を把握する
  • 目標達成までに必要な時間やリソースを検討する
  • 達成可能な目標値を設定する

社員全員に達成不可能な目標設定を行ってしまうと、地獄のような職場環境になり、やはり逆効果です。

関連記事:目標管理は時代遅れ!くだらない!うざい!ってなってませんか?

定量的であること

KPIと同じく、数値化できる目標である必要があります。
「仕事を通じて社会に貢献します」といったことは経営理念としてはいいかもしれませんが、数値化はできません。

数値目標でなければならない理由は、多くの方が理解できるためです。

ここで言う「多くの方」には社員はもちろん、社外の方も含まれます。
社外の方への説明が必要な場合は、数値化しておかなければ理解を得ることが難しいでしょう。

社員への周知も、数値化された目標だとKPIの設定がしやすくなり、そのことによって具体的に何をすべきかを示しやすくなります。

具体的には、以下のポイントを押さえることが重要です。

  • 進捗状況を客観的に評価できるように、定量的な指標で設定する
  • 定量的な指標で設定することで、目標達成に向けた進捗状況を把握しやすくなる
  • 目標達成に向けた進捗状況を把握することで、適切な施策を検討しやすくなる

定期的にKGIを分析できること

これもまたKPIと似ていますが、定期的な分析が必要です。
KPIほどタイムリーである必要はないかもしれませんが、「KGIの設定は行なったものの、期末まで放置されていた」といった状態はKGIの意味が薄れてしまいます。

具体的には、以下のポイントを押さえることが重要です。

  • KGIを定期的に分析する
  • 分析結果を関係者全員で共有する
  • 分析結果に基づいて、適切な施策を検討する

KGIを定期的に分析することで、組織の目標達成の確率を高めることができます。

なお、KGIを分析する際には、以下の点に注意する必要があります。

  • 目標値と実績値の差を分析する
  • 差が生じた原因を分析する
  • 差を埋めるための施策を検討する

目標値と実績値の差を分析することで、組織の目標達成に向けた課題を把握することができ、差が生じた原因を分析することで、課題の原因を特定することもできます。

差を埋めるための施策を検討することで初めて、課題を解決するための方法を検討することができます。

KGIの設定方法はKPIと似ている

KGIからKPIを設定しますが、ここまでの話から、満たすべき要件は、組織全体なのか小規模組織または個人なのかの違いさえあれど、似ていることに気づいたかと思います。

組織的な目標となるとどうしてもこのような要件を満たす必要があるのです。

関連記事:PDCAサイクルは古い!時代遅れ!KPI設定の代わりになるものはOODA(ウーダ)ループ?

KGIの具体例

具体例としては、「会社の売上高を前年に対して10%増加させる」といった事が挙げられます。
このように数値化された目標を設定することで、KPIに繋げやすくなります。

もちろん「10%増加」が達成不可能であれば逆効果です。
場合によっては「昨年対比90%」などアンダーな目標となるかもしれませんが、「実現できるかどうか」の方に重きを置くことが重要です。

理想は、「目標と実績が一致すること」です。
そのためには日々のコントロールが重要となってきます。
コントロールとは「計画と実績を一致させる技術」のことです。

このようにKGIは組織のビジョンや大きな目標を定量的に見える状態にするために用いられる指標です。
KGIは、組織全体の目標やプロジェクトの最終目標に対して「何をもって達成したというのか」を明確にするために設定されるのです。

他にも、KGIの具体例としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 売上高
  • 利益率
  • 顧客満足度(数値化する必要あり)
  • 離職率
  • 従業員満足度(数値化する必要あり)
  • 生産性
  • 品質(数値化する必要あり)
  • 納期
  • 安全性(数値化する必要あり)

これらのKGIは、あくまでも一例です。自社の目標や状況に合わせて、適切なKGIを設定することが大切です。

KGIを設定・活用することで、組織全体の目標達成の確率を高めることができます。

CSF (重要成功要因)とは

CSFの資料を渡す画像。モデル:大川竜弥、Lala*

CSFとは、“Critical Success Factor”の略で、日本語で「重要成功要因」と訳されます。

直訳すると以下の通りになります。

  • Critical=決定的な、重要な
  • Success=成功
  • Factor=要素、要因

直訳したらまさに「重要成功要因」となります。

関連記事:CSF(重要成功要因)の意味を具体的な例で理解して経営目標を達成しましょう

KSF、KFSとは

似たような言葉にKSF、KFSというものもあります。

KSFは“Key Success Factor”、KFSは“Key Factor for Success”の略で両方とも「重要成功要因」と訳されます。
つまり、KSFもKFSもCSFと同じ意味です。

KPIや、KGIに加えるにあたり、顧客が商品・サービスを購入するにあたって重視する要素であるKBF(“Key Buying Factor”「購買決定要因」)に合わせて、K〇〇という言い方に揃えたものが、KSFやKFSです。

CSFの効果的な設定方法

効果的なCSFの設定をするには、以下のような事があげられます。

  • 企業の目標を明確にする
  • 目標達成に必要な要素を洗い出す
  • 洗い出した要素に優先順位を付ける
  • 優先順位の高い要素をCSFとして設定する

関連記事:KPIの設定におけるCSFの意味・役割とは?KGIを達成する手法も紹介

KGIを明確にする

KGIは、CSFの設定を行なうにあたって改めて明確にする必要があります。

力を入れて取り組まなけばならないというよりは、KGIを考えるとCSFに行き着くはずです。
なぜなら、KGIを考えるときに前期の結果を見返すと思いますが、その時に成功した要因、失敗した要因の分析という工程が入るはずだからです。

関連記事:要因分析とは?要因解析とは違う?正しい手法で課題を解決

KGIの達成に必要な要素を洗い出す

KGIの達成にあたり、必要な要因、影響する要因をなるべく多く洗い出します。
理想は全てを洗い出すことです。

会議を開いてなるべく多くの方から意見を出してもらう事が必要かもしれません。
しかし、「あまり影響しないかな」と思って意見を出さない社員がいるとそこが盲点となり得ます。

影響を与えるのは「要因」、直接的な関係があるものは「原因」です。
あくまで「要因」ベースで洗い出す必要があります。

関連記事:原因と要因の違いを解説!間違えるとKPIの設定ができなくなる?

洗い出した要素に優先順位を付ける

多くの要因を洗い出したら、優先順位をつけます。
全ての要因の影響度を数値化できればそこまで難しくないかもしれませんが、「認知度」や「ブランド価値」などの数値化が難しいことが重要な要因となるケースもあります。

無理をして数値化できるものと考えると従業員にプレッシャーを与えてしまう可能性があるので、数値化が難しいものだとしてもそのままCSFに設定してしまった方が良いです。

優先順位の高い要素をCSFとして設定する

上記の工程を踏まえると、優先順位の高い要因が見つかるはずです。

それをCSFと設定しましょう、というよりは、適切な判断の元で優先順位が決定されているのであれば、その優先順位の高い要因こそCSFなのです。

上述した「KGIを明確にする」の所でも似たようなことを言いましたが、こう言った意味ではKGIとKPIとCSFはリンクしてループしているように感じます。

CSFの具体例

CSF見つけた女子。モデル:河村友歌

先述のことを踏まえると、KGIの元でCSFは決定されます。

例えばKGIが売り上げであれば、客数や、顧客満足度などがCSFとなるかもしれません。
KGIが利益ならコストカットの施策もCSFとなり得るでしょう。

このように、CSFはKGIを達成するために最も影響がある要因をさします。

CSFは事業の核になっている事が多く、ここに経営資源を投入する事でKGIやKPIの達成が可能となります。

目標の達成のために「一番大切な要因」であるCSFをすべての社員が理解して初めて、経営の方向性が定まります。

CSFはKGIから導き出され、KGIは経営戦略を元にしており、経営戦略はCSFから見えてくる部分もあります。

このサイクルを円滑に回す鍵となるのがKPIです。

KPIを社員が常に意識できているかどうかで社員の行動はもちろん、経営状況も変わるのです。

中小企業にこそKPI・KGI・CSFの見える化が必要

KPI,KGI,CSFを説明するイメージ画像。モデル:大川竜弥、Lala*

改めてお聞きしますが、あなたの社員は現在の会社の状況を「KPI」という言葉を「KGI・CSF」の2つの単語を使って説明することができるでしょうか?

実は、社員が説明できない状態の中小企業は、経営状況が伸び悩んでいることが多いと言われています。

なぜなら、社員がこれらを説明できない場合、組織の目指すべき目標や方向性が浸透していない状態と言えるからです。

そのため、経営状況の改善には、社員の一人ひとりがこれを理解しておくことが重要です。

KGIは会社が目指すべき姿であり、KPIはその姿になるまでに避けては通れない重要な中間目標、CSFはそれら目標の達成に一番影響を与える要因です。

中小企業にこそKPI・KGI・CSFの見える化が必要と言ったのは、フットワークの軽さ、サイクルの早さでは大企業に勝てる可能性があるからです。

もし、現在の職場で社員の全員がこれらの項目を常に把握できていない状態であれば、業績を伸ばすために必要となるのは「KPI・KGI・CSFの見える化」と言えるでしょう。

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