2017 May 15

日報システムで営業管理するならクラウドを活用すべき

売上目標を達成するために日報システムを導入しようか迷っているけど、本当に効果があるのか心配になったこと、ありませんか？

多くの経営者やチームリーダーが心配しているとおり、はじめて日報システムを取り入れると失敗してしまいがちです。

その理由は数字を正確に追いかけようとするあまり、事細かく詳細を記録できるツールを導入してしまうからです。

しかし、業務の効率化を図るために日報システムを導入するならシンプルなシステムを導入した方が効果的です。

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業務の進捗管理に時間を取られすぎるリスク

日報システムを導入するときに陥りがちなミスで「目標を詳細に決めすぎてしまう」ということがあります。

例えば、5名程度の営業チームを例に考えてみましょう。

毎月の売上目標を500万円と設定したとします。1名あたり100万円の売上を出さなくてはいけません。会社の状況や事業内容によって金額規模は変わってきますが、ここでは過去の獲得案件をベースに1人あたり50万円と30万円の規模を1件ずつ、10万円の規模を2件獲得する必要があるということにします。

このような状況になったとき、営業のチームリーダーもしくはサブリーダーがエクセルやチャットワークなどのコミュニケーションツールで記録を更新していくケースが多いのではないでしょうか。

管理する人が１人なので計算ミスなどがなく営業メンバーの進捗に合わせて励ましたりすることもしやすいです。利点がある一方で、チームを管理するメンバーの負担が大きく取られます。

「50万円の案件を獲得するためには1日あたり少なくとも3件、お得意先へヒアリングに行かなくてはいけないけど、今日はどうだった？」などの確認作業をするだけでも、意外と時間がとられます。

メンバーは担当者を含めずに4人ですが、1人あたり5分の進捗確認をする時間が取られるとして、20分かかります。全体の進捗を集計する作業も考えると1日30分も工数がかかることになります。

手間がかかったとしても確実に営業の目標が達成できるのであればリーダーが1人ずつ話しかけていく方法を取るべきですが、毎日自主的に日報を書いてもらう仕組みを作った方がメンバーの意識は高くなります。そこで便利な方法がクラウドで利用できるツールを導入することです。

マネジメントツールのMIERUをチーム単位でも導入することをオススメしている理由はチームメンバーが自ら積極的に目標に向かって行動が起こしやすくなるからです。

パソコンからはもちろん、スマホからのアクセスして操作するとブラウザの更新を行わなくてもリアルタイムで進捗状況が確認できます。

クラウド上で毎日の活動を記録することで、責任者がメンバーを管理するための工数を削減できるだけでなく、社内と社外のメンバーが進捗をリアルタイムで確認できるためモチベーションの維持にも役立ちます。

日報システムを導入するならシンプルかつクラウド上で利用できるサービスを選ぶことをオススメします。