企業経営での業務の見える化にはシンプルなツールの方が良い
- KPI
企業利益を最大化し、社会的な役割を果たす──経営者であれば誰もが意識していることです。
どんな経営者であっても、社会に貢献して利益を出すことを目指していると思います。
では、会社はどのように利益を上げていくのでしょうか。
答えはとてもシンプルで「効率的な生産活動をすること」です。
効率化だけがすべてではないという意見があるのはわかりますが、日々の業務効率を無視して利益を追求することは難しいです。
具体的にどのように業務効率を上げていくか考えた結果、私たちは経営・業務双方からの見える化による透明性の向上が必要だと考えています。
業務の効率化と透明性向上は、現代の企業経営において欠かせない要素です。
組織の生産性を高め、競争力を維持するためには、業務プロセスを見える化し、その分析と最適化が不可欠です。
今回は、企業経営における業務の見える化の重要性と、それを実現するためのシンプルなツールに焦点を当てて解説します。
関連記事：企業経営「見える化」で変わる？伸び悩む中小企業に必要な3つのポイント
INDEX
見える化とは
見える化とは、物理的またはデジタル形式で業務プロセスやデータが目に入り見たくなかったとしても見えるようにすることです。
見える化により、企業は業務の流れ、時間のかかるプロセス、ボトルネック、効率性の低下の原因など、さまざまな問題を特定しやすくなります。
見える化は、改善の機会を明らかにし、意思決定を迅速かつ的確に行うための基盤となります。
シンプルなツールである必要性
複雑な業務を管理するために高度なツールが常に必要というわけではありません。
世の中にオーバースペックなツールが多く存在する中、見える化に関しては見える状態を作るという観点からシンプルである必要があります。
実際、シンプルなツールの方が、多くの場合で企業にとって大きなメリットをもたらします。
関連記事：見える化ツールってなに？生産性も上がるの？見える化ツールについて解説
使いやすい
シンプルなツールは、直感的なインターフェースと簡単な操作性を備えているため、従業員が超短時間で使うことができ、効率的に使用することができます。
これにより、過度な文書作成などの時間が削減され、これだけでも生産性が向上するとわかってもらえると思います。
柔軟に対応できる
中小企業の強みは、業務の変更や拡張に柔軟に対応できることです。
その強みを、見える化のためだけに犠牲にしては元も子もありません。
シンプルなツールは、カスタマイズも簡単であり、企業の成長や変化に合わせて柔軟に容易に調整することが可能です。
コストパフォーマンス
高機能なツールは高価であり、すべての機能を必要としない企業にとっては、不必要なコストがかかることがあります。
シンプルなツールは、低コストで提供されることが多く、企業の運用コストを大幅に削減できます。
関連記事：KPI管理ツールはフリーと有料を比較して決めるべき
導入・運用までの速さ
シンプルなツールは、導入や運用を迅速に行うことができます。
業務への影響を最小限に抑えながら、すぐに運用を開始することができるため、改善の効果も早めに実感することができます。
適したツールの選び方
業務の見える化に適したツールを選ぶ際には、以下の点を考慮することが重要です。
- 使いやすさ：全従業員が容易に使いこなせるか
- カスタマイズ性：企業の特定のニーズに合わせて柔軟に調整できるか
- コスト：初期投資および維持コストが企業の予算内に収まるか
- 統合性：既存のシステムやプロセスと容易に統合できるか
- サポート体制：問題が発生した際に迅速かつ適切なサポートを受けられるか
業務の見える化のための推奨事項
効果的な見える化を実現するためには、以下のベストプラクティスを採用することが推奨されます。
目標の明確化
見える化を通じて達成したい具体的な目標を設定します。これにより、必要なデータやプロセスの特定が容易になります。
段階的な導入
すべての業務を一度に見える化しようとせず、最も影響が大きいと考えられる部分から始めます。
成功事例を蓄積しながら徐々に範囲を広げていくことが重要です。
従業員の関与
見える化のプロセスに従業員を積極的に関与させ、フィードバックを取り入れます。
これにより、システムの受け入れが促進され、実際の業務改善につながります。
継続的な評価と改善
導入後は定期的にツールの使用状況や業務の効率を評価し、必要に応じて改善策を実施します。
見える化は一過性のプロジェクトではなく、継続的な取り組みです。
企業経営に必須の3要素
見える化ツールの導入にあたり、そもそもどのような業務管理を行えばいいのかわからない方もいらっしゃると思います。
ここでは、一度原点に立ち返り、企業経営に必須の3要素をおさらいします。
KGI（Key Goal Indicator）
KGIは企業のゴールを意味しており、達成するべき目標を数値化したものです。
関連記事：KGI・KPIの見える化、営業職・経営者共に約半数が「できていない」
CSF（Critical Success Factor）
CSFは目標達成のために重要な役割を担っている要因のことをいいます。
KPI（Key Performance Indicator）
KPIは目標達成に向けての進捗状況を数値化したものを示します。
見える化した方が良いものは“KPI”
見える化するべきものはKPIとなります。
個人での管理を見える化するためには、やはりKGIに対する小目標であるKPIが最も適しています。
しかし、KGIなどの大きな目標も内容に応じて見える化することも時に必要になってきます。
また、場合によってはKPIの中でも見える化しない方がパフォーマンスが上がるという傾向をつかめている場合などは除外した方がいいでしょう。
シンプルなツールほど管理しやすい
多くの経営者や企業のリーダーがぶつかる問題は、上記の3要素を管理しきれないということではないでしょうか。
例えば「今月は営業で新規顧客を6件増やそう！そのためには今月は100件くらい営業回らないとね」とチーム会議で決めたのに、日々の業務に流されてしまった経験はありませんか？
「あれ、今月は100件の声掛けが必要だけど、誰が何社に声掛けしたんだろう」とわからなくなってしまい、結果的に目標達成がうまくいかなかったという経験をしたことがあるかもしれません。
そういったことを防ぐために、シンプルなツールで従業員の心理的ハードルや、入力時間を抑えつつ管理する手法が必要です。
シンプルな数値化と管理ツールの活用
管理を複雑にするとKGI、CSF、KPIそれぞれの数値をフォローし切れず、目標は流れてしまいがちです。
社員が全員で目標に向かって進むのであれば、ツールのクラウド化や管理のシンプル化は必須だと私たちは考えています。
管理をすることに気を取られすぎて一番大切な目標達成を忘れてしまうことは中小企業でよくある失敗です。
例えば、弊社ではMIERUというツールを開発し提供していますが、操作性をシンプルすることに注力しました。企業経営の見える化は手段であり、目的はあくまでも目標達成だからです。
管理はシンプルであるほど手間が減り、目標達成に集中することができます。
弊社ツールを利用した方の成功事例なども公開していく予定ですので、企業経営の見える化が大切であることをケーススタディとしてお伝えできると思います。
関連記事：mieruとは？企業運営が見える化？目標達成も支えてくれる？話題のmieruについて徹底解説
まとめ
企業経営における業務の見える化は、組織の生産性向上や競争力維持のために不可欠です。
その実現には、シンプルながらも効果的なツールの選択が鍵となります。
シンプルなツールは使いやすさ、柔軟性、コスト効率の高さなど、多くの利点があるためです。
適切なツールを選び、継続的な改善を行うことで、企業は業務の見える化を成功させることができます。
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